בעידן הדיגיטלי, ניהול מסמכים מודפסים הפך למורכב ומאתגר. שירות דיגיטציה של מסמכים מאפשר להמיר מסמכים פיזיים לקבצים דיגיטליים מאורגנים, מאובטחים ונגישים מכל מקום. תהליך זה כולל סריקה, עיבוד ושמירה של מסמכים בפורמטים דיגיטליים, כך שתוכל לנהל את המידע שלך בצורה חכמה, נוחה ויעילה.
✔ חיסכון במקום – אין צורך באחסון ארכיונים כבדים; כל המסמכים נשמרים בצורה דיגיטלית.
✔ נגישות גבוהה – גישה למסמכים מכל מקום, בכל זמן, באמצעות מחשב, טאבלט או סמארטפון.
✔ אבטחת מידע – שמירה על מידע רגיש עם גיבויים והצפנות מתקדמות.
✔ חיסכון בזמן – איתור מסמכים במהירות באמצעות חיפוש ממוחשב במקום נבירה בערימות נייר.
✔ שמירה על איכות המסמכים – מניעת נזקים פיזיים כמו בלאי, כתמים או קרעים.
✔ תאימות לתקנות – שמירה על מסמכים בפורמט מאושר לפי דרישות רגולטוריות שונות.
תהליך הדיגיטציה הוא תהליך מדורג ומובנה, המאפשר להפוך מסמכים פיזיים לנכסים דיגיטליים נגישים, מאורגנים ומאובטחים. כל שלב בתהליך מתבצע בקפדנות כדי להבטיח שהמידע המקורי ישמר ללא פשרות, תוך שיפור ניהולו והנגשתו.
השלב הראשון בתהליך הוא איסוף המסמכים הפיזיים, שיכול להתבצע באמצעות העברה ידנית, שליחויות מאובטחות או העברה למרכז סריקה ייעודי. לאחר מכן, המסמכים נסרקים תוך שימוש בסורקים מתקדמים המסוגלים לטפל במגוון רחב של סוגי מסמכים, כולל:
בשלב זה, המטרה היא ליצור עותקים דיגיטליים ברזולוציה גבוהה תוך שמירה על קריאות וחדות מקסימלית, גם אם המקור נפגע או דהה עם השנים.
לאחר סריקת המסמכים, הם עוברים עיבוד דיגיטלי מתקדם הכולל:
✔ שיפור איכות התמונה – סינון רעשים, חידוד טקסט ותיקון עיוותים.
✔ זיהוי טקסט אופטי (OCR) – טכנולוגיה מתקדמת המאפשרת לזהות ולהמיר את הטקסט המודפס בקובץ התמונה למסמך דיגיטלי הניתן לעריכה וחיפוש.
✔ תמיכה במספר שפות – OCR מזהה וממיר טקסט בשפות שונות, כולל עברית, אנגלית, ערבית ועוד.
✔ שימור פורמט המסמך – עיבוד מיוחד לשמירה על טבלאות, גרפים וסימנים גרפיים בתוך המסמך.
התוצאה היא מסמכים ניתנים לחיפוש ועריכה, המאפשרים שליפה מהירה של מידע רלוונטי ומקלים על ניהול המסמכים.
בשלב זה, המסמכים הדיגיטליים מסווגים, מקוטלגים ומתוייגים על פי מערכת ניהול מידע מותאמת אישית. ארגון נכון מאפשר:
תהליך זה הופך את ניהול המסמכים לקל, אינטואיטיבי ומותאם לצרכי העסק או הארגון.
לאחר עיבוד וארגון המסמכים, הם נשמרים במערכות אחסון מאובטחות, הכוללות:
שרתים מאובטחים – שמירה בשרתים פנימיים או חיצוניים לפי הצורך.
גיבוי בענן – פתרון המאפשר גישה מכל מקום ומונע אובדן מידע.
הרשאות גישה מתקדמות – שליטה מלאה במי יכול לצפות, לערוך או להוריד מסמכים.
הצפנת מידע – מנגנוני הצפנה להגנה על נתונים רגישים מפני פריצות ואיומים סייבריים.
מערכות אלו עומדות בתקנים מחמירים של אבטחת מידע (כגון תקן GDPR האירופי ותקנים ישראליים), כך שהנתונים שלך מוגנים בכל עת.
השלב האחרון בתהליך מבטיח שהמידע יהיה נגיש וקל לשימוש באמצעות:
✔ מערכת חיפוש חכמה – איתור מסמכים בתוך שניות לפי תוכן, תאריך, מספר מסמך או מילות מפתח.
✔ שילוב עם מערכות קיימות – חיבור למסדי נתונים, מערכות ERP/CRM ותוכנות לניהול ארכיונים.
✔ גישה מכל מכשיר – מחשב, טאבלט או סמארטפון – בכל זמן ומכל מקום.
✔ שיתוף מאובטח – אפשרות לשלוח מסמכים בצורה מוצפנת ולשתף אותם עם גורמים רלוונטיים ללא צורך בשליחת ניירות פיזיים.
🔹 עסקים המעוניינים לייעל את ניהול המסמכים שלהם – חיסכון בזמן, עלויות ותפעול יעיל יותר.
🔹 משרדי עורכי דין, רואי חשבון וחברות פיננסיות – ארכיונים גדולים הדורשים שמירה מאובטחת ומענה מהיר לכל לקוח.
🔹 מוסדות חינוך וארגונים ממשלתיים – ניהול חומרים אקדמיים, תיקי סטודנטים או מסמכים ממשלתיים בהתאם לרגולציה.
🔹 חברות המעוניינות להפחית את השימוש בנייר – מעבר לסביבה דיגיטלית ירוקה יותר ושיפור הפרודוקטיביות.
שירות דיגיטציה של מסמכים הוא צעד הכרחי לכל עסק או ארגון שרוצה לייעל את ניהול המידע, לשפר את הנגישות למסמכים ולהבטיח אבטחה מרבית. בעזרת טסק אוטומיישן, תוכלו להפוך את כל המסמכים הפיזיים שלכם לקבצים דיגיטליים מאורגנים ונגישים, תוך שימוש בטכנולוגיות מתקדמות כמו OCR, אחסון מאובטח וחיפוש חכם. הגיע הזמן לשדרג את העסק שלכם וליהנות מיתרונות הדיגיטל – חסכון בזמן, הפחתת עלויות וגישה מהירה לכל מסמך בכל רגע! צרו איתנו קשר עוד היום וגלו איך אנחנו יכולים להפוך את תהליך הדיגיטציה לפשוט, מהיר ומותאם במיוחד עבורכם.
הצטרפו לניוזלטר שלנו
פתרונות אוטומציה לארגונים
"לא לעבודה ידנית סזיפית
כן לעוזר האישי האוטומטי"
© 2025 taskautomation.co.il
