מערכת חכמה לקליטת חשבוניות קולטת, מזהה, מעבדת ומאמתת את כל החשבוניות המתקבלות בארגון באופן אוטומטי, ומספקת ממשק לניהול תשלומים ומעקב אחר תהליכים פיננסיים.

שלבי הטיפול האוטומטי בחשבוניות:

1. קבלת חשבונית ממקורות שונים – המערכת קולטת חשבוניות המגיעות ממיילים, פורטלים, מערכות ERP, סריקות וניירת פיזית.
2. זיהוי אוטומטי של נתוני החשבונית – המערכת משתמשת בטכנולוגיות OCR ו-IDP כדי לחלץ פרטי ספק, תאריך, סכום, מספר חשבונית ופרטים נוספים.
3. אימות וטיוב נתונים – המערכת מבצעת השוואה אוטומטית בין החשבונית לבין הסכם הרכש, ההזמנה או תעודת המשלוח.
4. בדיקת תאימות לתקנות מס וחשבונאות – התאמה לחוקים רגולטוריים ובדיקת נתונים בהתאם לתקנים פיננסיים.
5. אישור והפצת החשבונית לגורמים הרלוונטיים – שליחת החשבונית לאישור מנהל מחלקה או מחלקת הנהלת חשבונות.
6. עדכון במערכות ERP ו-CRM – שילוב החשבונית במערכת העסקית והקצאתה לתשלום או סיווג פנימי.
7. מעקב אחר סטטוס תשלום – שליחת תזכורות לתשלומים צפויים, איתור חריגות וניהול תזרימי מזומנים.

היתרונות של מערכת אוטומציה לטיפול בקליטת חשבוניות

✔ חיסכון בזמן ובמשאבים – ביטול עבודת הזנה ידנית, אימות מהיר והפחתת עומס על מחלקות הכספים.

 ✔ מניעת טעויות אנוש – המערכת מזהה כפילויות, שגיאות בהקלדה וחוסרים במידע. 

✔ שיפור תהליכי בקרה ואישור – כל חשבונית מקבלת מסלול אישור דיגיטלי ללא צורך בהדפסה. 

✔ עמידה ברגולציות ותקנות מס – המערכת מזהה חריגות ומבטיחה ניהול תקין של הוצאות והחזרים. 

✔ תשלומים בזמן לספקים – הפחתת עיכובים בתשלומים וחיסכון בעלויות קנסות בגין איחורים. 

✔ שקיפות ושליטה מלאה – ממשק לניהול הוצאות, מעקב אחר סטטוס החשבוניות וקבלת התראות אוטומטיות. 

✔ אינטגרציה עם מערכות ERP ופיננסים – התממשקות חלקה עם תוכנות פיננסיות להנהלת חשבונות חכמה.

✔ ניתוח נתונים ודוחות פיננסיים – קבלת תובנות עסקיות לגבי הוצאות, ספקים והתשלומים הצפויים.